Para começar a comentar sobre a definição de controlar, parte-se da premissa que ela é a quarta principal função da administração, tão importante quanto as outras três: planejar, organizar e dirigir.
Controlam-se as ações dentro de uma organização não pela eliminação das liberdades ou o que o valha, mas para evitar que o acaso, ou seja, a sorte, entre no “campo” da organização. O controlar é a eliminação do “achismo” na Administração.
Quanto mais controle existir em uma empresa, menores serão as chances de algo – despercebidamente – sair “dos trilhos”.
E, no caso de isso acontecer, mais fácil e rapidamente a empresa conseguirá agir para contornar a situação, propor uma ação corretiva para recolocar a empresa no seu caminho certo.
Outra questão importante sobre a definição de controlar é que antes mesmo de ser necessário tomar ações corretivas, podem ser tomadas ações preventivas, isto é, quando se tem controle sobre as ações realizadas na organização, é possível perceber a emergência de um fato para o qual se tenha que realizar uma correção de rota antes mesmo que ocorra, antecipar-se ao seu acontecimento, poupando a empresa de ser impactada pelo problema preventivamente diagnosticado.
Para se controlar é preciso criar indicadores, é preciso que todos conheçam os indicadores e todos saibam a origem (a relação causa x efeito) por trás dos indicadores.
Uma dica para quem quiser melhorar a observação dos controles organizacionais é investir em três pilares:
- Gestão aberta
- Gestão visual
- Capacitação da equipe.
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