O planejamento do departamento de vendas é uma tarefa complexa, que envolve diversos elementos e análises e demanda atenção especial dos gestores da empresa.
Reparem que não estou falando aqui do planejamento de vendas, mas sim de todo o departamento, quase como uma concepção do zero.
Se estivéssemos falando de um computador, seria tal como reformatar os discos rígidos e reinstalar o sistema operacional e os demais softwares necessários para o usuário desempenhar suas atividades com melhor proveito.
Postergar essa tarefa traz perda de desempenho, problemas de desentendimento, retrabalho e outros, pois criam-se vícios que depois são muito difíceis de serem perdidos.
E por que as empresas não fazem esse planejamento, então?
Muitas podem ser as razões, e, sem uma ordem preestabelecida, indico algumas delas, seguidas de um pequeno comentário sobre cada uma.
- Crescimento não planejado da empresa: a empresa foi crescendo desordenadamente e sem um planejamento de crescimento, o que fez com que os departamentos fossem se arranjando, se adaptando às novas situações.
- Desconhecimento: pode faltar ao gestor de empresa o conhecimento de que exista a possibilidade de se planejar o departamento de vendas da empresa, o que pode proporcionar resultados financeiros melhores.
- Amadorismo na administração: a falta de profissionalismo na gestão leva a empresa a não considerar importante a formalização de processos e o planejamento dos diversos setores.
- Conflito de interesses / briga de egos: muitas pessoas confundem a cordialidade e a parceria do ambiente de trabalho com amizade e, então, levam para o lado pessoal as crises criadas pelas mudanças impostas pelo planejamento.
Toda mudança estrutural em qualquer departamento de uma organização leva a crises, rupturas e desequilíbrio nas zonas de conforto criadas pelas pessoas, verdadeiros balões de conforto.
As fases do planejamento do departamento de vendas
E qual o caminho, então, para planejar o departamento de vendas?
O primeiro passo é estabelecer a forma de organização do departamento de vendas, isto é, como serão distribuídas as contas para os vendedores quando contratados. Basicamente existem 3 formas para se realizar essa organização: por produto, por cliente e por região. Cada qual com suas características, suas vantagens e desvantagens. Há também a forma de organização mista, ou seja, uma combinação entre produto e cliente, produto e região, região e cliente ou das três formas ao mesmo tempo.
O segundo passo é a determinação das diretrizes gerais para o gestor de vendas, antes mesmo de contratá-lo. Essas diretrizes envolvem a missão e a visão da empresa, as políticas da empresa (pagamento, recebimento, entrega, parcelamento, qualidade, etc.), os objetivos e metas da própria empresa e as estratégias e táticas utilizadas para alcançar esses objetivos.
Na sequência, precisa-se definir os principais objetivos da gestão de vendas, isto é, definir de forma macro como o departamento comercial auxiliará a empresa no atingimento dos seus objetivos. Entre estes objetivos estão a prospecção de vendas, a definição de alvo, a comunicação com o mercado, a venda propriamente dita, a coleta de informações e a fidelização do cliente, por exemplo.
Uma definição importante e que deve estar alinhada com a forma da empresa como um todo é o estilo de liderança que o gestor de vendas deverá adotar (ou possuir) para conduzir a equipe de vendas. Neste quesito, deve-se chegar ao denominador comum entre o estilo de liderança adotado na empresa, o perfil de liderança do gestor do departamento e o perfil dos integrantes da equipe a ser elaborada em um passo futuro.
O último passo na elaboração do departamento de vendas, antes da contratação do seu gerente é determinar os requisitos e funções do gerente de vendas, isto é, quais conhecimentos, habilidades e atitudes ele deverá apresentar e quais funções ele desempenhará. Este tema já foi abordado neste post.
Contratado o gestor do departamento, é preciso, então, contratar a equipe, momento em que é importante pensar sobre o tipo de vendas que será adotado pela empresa, pois para cada tipo existe um perfil de profissional adequado, sendo necessário elaborar as diretrizes para contratação, que envolve a análise das responsabilidade e deveres dos integrantes, a descrição do cargo e suas especificações.
Estabelece-se, então, o processo de contratação, em suas diversas fases – recrutamento, triagem e seleção – que tem como sequência a integração dos novos contratados à equipe já preexistente (caso exista).
Para que os novos (e antigos) participantes da equipe de vendas permanecerem na organização, é preciso identificar elementos motivacionais, que contribuem para o estabelecimento do elo empresa x colaborador.
Entre os fatores motivacionais está a remuneração, as bonificações e recompensas financeiras ou não. A remuneração pode ser fixa (valor de contrato, registrado em carteira, independente da quantidade vendida), variável (totalmente comissionada – quanto mais vende, mais recebe) ou mista (parte fixa, parte variável). Cada uma das formas de remuneração possui seus prós e seus contras, cabendo à empresa identificar a melhor forma de realizar tal compensação colaboradores do departamento.
Essa equipe de vendas deve ser capacitada (ou treinada) periodicamente, seja para revisar conceitos, aprender novas técnicas, ou conhecer os novos produtos da empresa.
Por fim, é preciso elaborar o processo de venda que será adotado pela equipe de vendas, processo que pode ser realizado integralmente pelo gestor comercial ou em equipe, dependendo do estilo de liderança adotado pela empresa.
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